WU

Students are usually surprised to learn that providing help is not the supervisor’s primary responsibility. The main task of a research supervisor is to maintain the institution’s standards and procedures. This includes ensuring:

valid research design
the authenticity of work
suitable structure and layout
appropriate critical thought and
correct submission procedures.

Supervisors should not have to teach basic skills that students should have learned before they were admitted to the research program, such as writing, editing and formatting academic papers, referencing, using standard methodologies, applying logical thought, and working autonomously. (In fact, if an institution's students tend not to have been adequately prepared, then it has a systemic problem in program design.)

Research students are expected to be autonomous self-starters who are responsible for their own work. In the end, it is the student who is assessed, not the supervisor. In extreme cases, students who are too dependent on the supervisor to conduct their own research might be asked to transfer to another program.

Students are responsible to:

Find their own resources
Initiate and defend their own original ideas
Notice any new topics of discussion and questions that arise
Commit their work to writing, both in field notes and manuscripts
Report regularly. You might prefer either weekly or fortnightly during semester. When they start putting their work into writing, they should email drafts of recent chapters.
Proof-read all their own spelling, grammar, punctuation, etc.
Ask for help if they get stuck.

Why?

As supervisor, it is your role to give help:

As a service provider, an institution needs to provide sufficient support to give students a reasonable chance of success. (In fact, some accreditation agencies require it and will check during an audit.)
As students, the research is primarily a learning experience and you are the teacher. Students need help, because their programs are deliberately a step more challenging than their previous qualifications.

Almost all students need the supervisor's help to write a passing thesis or dissertation.
Those students who do not need help will produce a better thesis or dissertation is they have help.
Withouot a supervisor's help, many students would either not finish at all, or be downgraded to a lower qualification.

As consumers of a service, students expect help because that is what students pay for. Lazy supervisers are just passing the buck.
If you supervise well, you will have fewer dropouts and complaints.
If you supervise well, your students will produce better theses and dissertations with less unnecessary frustration.
Good supervision will improve your personal reputation as a supervisor and your institution's reputation. Both of these are helpful in attracting students because students will actively seek someone who gives reasonable amounts of help.
It is quite reasonable for researchers to collaborate with other researchers and have some kinds of help.

In the bigger picture, the question of how much help should supervisers provide is not always easy question. To some extent, it is the student's research and the supervisor's main role is to check that the student's work is correct and up to institutional standards. Supervisors are not there to do the students' work for them; students need to show that they can work independently and still get it right. One very common problem is that students try to manipulate the supervisor into making important decisions about their research. That is, the line between asking for help and failing to take responsibility is quite blurred.

What are supervisors looking for in a student?

At first, it's enough for students to meet program requirements, follow instructions, communicate well, and be easy to work with.

Later on, supervisors seek to find the limits of student's ability. In a Bachelor or Master's thesis, the supervisor needs to identify whether the student is capable of progressing to a higher degree. At PhD level, supervisors evaluate whether students are peers in the research community. (Put another way, they want know whether or not the student is one of us.)

PhD supervisors are more concerned with the student's ability to get the research right without being overly dependent on them for help, and are most satisfied if the student can discuss their research as a peer. However, if the student reaches their limits and gets out of depth in the discussion, the supervisor might have concerns about their ability to finish. Consider these questions:

Does the student notice and fix gaps and weaknesses in their own work?
Can the student identify and fix their own mistakes?
What kinds of questions do they ask? Do the student's questions indicate that they are dependent on a supervisor, or are they more like a peer asking for another opinion?

How supervisors help

Almost all students need supervisor help at some stage of their projects, although the supervisor's role often varies according to the stage of the project. The student might be more an expert than the supervisor when working through the details of the literature review and the data analysis, or some of the practicalities of the fieldwork situation. The supervisor will be more expert in methodology, validity of research design and structure, general theory, and presentation.

Be an encourager. Distance students in particular often feel isolated, and most dissertation students want to give up at some stage.

Give useful feedback as help or advice. This is especially important when the student is stuck or about to make a big mistake. Even though it is necessary to discuss ideas, it is also necessary to make sure that they are put in writing. (A good discussion might not be helpful if the student has no record of what they are to do afterwards, and the conversation moves too quickly for them to make notes.) Either the supervisor or the student needs to make a list of tasks. The supervisor writes comments into the draft.

Regular meetings with groups of students can be helpful. Use them as opportunities for students to report progress and discuss questions and difficulties. They will help keep students on track to finish, and if possible, to keep up to their schedule. If you can, group members can help each other as writing buddies.

Other than that, one of the most important kinds of help you can give is to help students develop their ideas:

Act as a sounding board so students can develop their own ideas
Ask leading questions and provide interaction to draw out important ideas
Tell them when an idea is good and has potential for further development
Provide a critique of the work, and asking about apparent inadequacies or mistakes
Discuss difficulties arising, especially if they might result in charges of direction
Identify implications and consequences.

However, helping students develop their ideas can be a minefield for supervisors. For example, some supervisors use it as a opportunity to develop their own ideas, not those of the student. Some students can feel pestered with ideas that are irrelevant to what they expect to do.

Supervisor help usually also involves:

Help choose a topic, decide on methodology, and develop a proposal.
Help students to gain permission or access for research.
Liase with administration.
Keep a positive, helpful, but professional relationship.
Give encouragement and motivation, preventing the student from dropping out.
Track progress.
Give extra reading.
Recommend particular courses of action.
Sort out difficulties.
Make firm decisions when the success of the project is at stake.
Give advice on writing, editing, and formatting. (New work sometimes requires innovation in layout.)
Make contact with students who have been out of contact for some weeks. Students who are about to drop out tend to suffer in silence and to go incommunicado.

You may refer to other experts to seek advice on a specialised issue, or get a second opinion on methodology or assessment.

Some students tend to muddle and procrastinate, so it is good practice to work together to set short-term goals (sometimes as frequently as weekly), then check whether they achieved them. It's a balancing act. Although they would flounder without your help to set and achieve goals, their progress is their own responsibility and there are limits to how much you can nurture them.

Response times

When students submit work, they most want you to get back to them quickly with helpful comments. Students just need to know that you're working on it and not ignoring them. A long period for turnaround is most discouraging for students, and it is worse in distance education; students feel like they have poured their effort into a vacuum. When supervisors don't respond, they give the impression that they are lazy, incompetent, or uninterested. (Incidentally, supervisors who frequently give the excuse, I've been very busy. simply reinforce the impression that the student is of low priority.)

Some schools have a maximum of two weeks but students get understandably very upset when supervisors normally take 13 days, 23 hours and 59 minutes to respond. In fact, some supervisors ignore the rule and take as long as they like. This is even worse when it unnecessarily progrolongs the student's program and increases their pay-by-semester fees.

Best practice for email during the working week in semesters:

Check your email every day.
Acknowlege the student’s email within 24 hours of receiving it.
Answer straightforward questions within 24 hours.
Give a full response within 48 hours. If you need time to read and digest the students’ work or to think through something difficult, at least inform the student so they know you are on the job.
A week is usually a realistic maximum response time. If you cannot give a full response in that time, give the student a reason for the delay.

Besides reducing student frustration, rapid turnover is psychologically much more helpful. The longer the time between the student's error and your correction, the more likely it is that students will retain their error and think it is actually correct. It is also more likely that they will ignore your advice or even drop out.

Preparing for a meeting

Every supervisor is probably a little different but this is my advice.

Read anything that the student has submitted:

If it is good, this is a simple and pain-free task. That tells you how good the student is. Reading good material is most interesting if something requires thought and exploration, which can take extra time, but it is enjoyable and well spent. You can make a list of probing questions and suggest avenues of further exploration.
Some students send in work too late to read before the meeting, so they waste a meeting. I've had students start a a meeting by placing a 70-page document on my table and asking What do you think?
If it has too many typos and other errors that should have been picked up in proofreading, the worst case is to send it back to the student unread. Reading through a poorly edited and proofread draft is very time-consuming, especially if it has lots of content errors. These are typically students at risk of failing.
Otherwise, read it through and mark errors. If the same errors are consistent throughout, just mark a sample. However students tend to correct only errors that have been marked, in which case they will have to go through again later on.

Make a list of topics or questions that to discuss in the meeting.It is a matter of personal preference whether or not the supervisor plans a list weekly goals before the meeting. Either way, it is good practice to discuss goals in the meeting for the following week.

⚠ Caution
Some students try to manipulate their supervisors into being their editor and proofreader.

Interviews

As a rule of thumb for fulltime campus students, plan to meet with each student once a week for a one-hour meeting. For part-time students it might be less often. Whatever the guideline, sometimes that frequency of meeting is not at all necessary and sometimes it is not at all adequate. Students need most help at the first stages (literature review and planning) and the final stage (formatting their work). In the middle stages, students might be so busy away doing fieldwork that it can be difficult to meet with them at all. At least try to touch base; when students are in difficulty, they might only be willing to ask for help if they meet with you. In other cases, they might have made a mistake but do not realize it.

Have a plan or method for giving feedback to students’ work-in-progress that is submitted.

Students need to prepare proactively for meetings, whether they are in person, by teleconference, or by email:

Check that the time and location is suitable.
Email written work to you beforehand, so that you have time read it and reflect on it appropriately before your interview. These might be preliminary drafts of chapters or sections of chapters for comment.
List their questions and ideas; I recommend that they write rough drafts of their questions and reflect on them for a few days.
Plan their next step.

As a supervisor, you also need to be prepared. Read and reflect on any written work submitted beforehand, and write your comments and questions.

Then, during the interview, keep to the allotted time, usually 60 or 90 minutes.

Relating to your students

Relationships between supervisors and students are usually close and complex. As supervisor, you may take on any of the following roles at different stages. You might be a research colleague, an adviser (whose advice students might be required to accept), an administrator, or an assessor. As a colleague, the student might might be a friend with whom they interact and discuss their ideas. You might encourage them or (if necessary) give correction. But as an administrator or assessor, you normally have considerable power over their research.

You need to look at student's work from a fairly neutral viewpoint. Students can't easily check their own work; they find it hard to see mistakes in something they wrote and that they think is very good.

A mistake in their work is often simply an opportunity for revision. It might only be that the draft still needs polishing. Perhaps they overlooked something important or included something that should have been omitted.

The supervisor-student relationship sometimes sours. This might be through fundamentally different opinions, lack of contact, misunderstandings through emails, or critique of work. Students are not normally permitted to change supervisors, and your first course of action should be to repair the relationship.

When you get stuck

Students complain when supervisors change their minds and require students to make a series of changes to their proposals or chapters. It is worse in an online situation where you cannot meet face-to-face. This kind of problem has many causes, for example:

In few cases, of course, the student is getting something wrong and can't figure out how to fix it, even if you tell them. (Fertile places for these kinds of problems are references, English grammar and style, and validity in construct and methodology.)
The student might have simply misunderstood what you said. It's probably not helpful to blame either yourself or the student.
Something in the student's work doesn't seem quite right, but you can't quite pick what it is. You ask for corrections, but the student has difficulties identifying the problem. They do what they can, hand it in again, but somehow it is still wrong.
Some supervisors change their minds because they forget what they said last time. This is more common for supervisors who have many students or see them too infrequently to remember specific advice.
The student is trapped between supervisors who have contrasting opinions.
The same supervisor might give views from different perspectives. If I have my history head on, I might answer differently from when I have my epistemology head on.
When different papers are unique, it's not always straightforward to respond consistently.
If the student's topic is original, you might be learning about it too.
Some college professors will give an A to a very novel, innovative paper, while others would give it a D because it doesn't contain responses to issues they thought were essential.
In any kind of assessment, assessors differ according to time of day and the order in which tasks are done. Assessors tend to assess more leniently at the end of a series of papers.

Research has been quite prolific on the last two, and most assessment textbooks give an overview.

Supervisors cannot be perfectly consistent in their advice, but some could improve:

Mull it over before you give responses.
Confer with colleages, especially other supervisors with whom you disagree, and present a consistent front to the student. Students should not have to mediate disputes between supervisors.
Put your comments in writing, and check what you said before you say something different.

About external consultants

In some cases, doctoral students might want to engage an external consultant; many companies provide people who help the student through most of the dissertation. Some organizations also provide dissertation coaches. Struggling students can feel stressed, isolated and overwhelmed and are in danger of dropping out. Coaches get the project back on track, mobilize progress, and maintain momentum until graduation. They assist the student to handle the supervisory committee, overcome anxiety and writer's block, and manage time. They might also give advice on methodology, writing, and defense preparation. Ref. Cara Weston-Edell www.dissertationcompletecoaching.com

You have the right to disallow these practices, but many US supervisors give inadequate help and encourage students to get it from external consultants. If your students choose to do so, I suggest that you monitor the situation closely. As a personal opinion, it would be best practice for the institution's supervisory committee to provide these services.

On one hand, the ability to collaborate is an important aspect of research. Students need to be able to pick the brains of others and to gather ideas. In some cases, these simply stimulate the student’s own thoughts and no referencing is necessary. Ethically speaking, consultants can give the same kind of help that you should be giving, with the advantage of being a second opinion and having a different viewpoint. That is, they can probe with extra questions to encourage student thinking.

On the other hand, if a student feels they need the extra help of a consultant, it might indicate either that you have not been doing your job effectively, or that the students did not have the skills for admission into the program in the first place. Moreover, consultants are sometimes more like ghost writers and some parts of the student’s final thesis or dissertation might be little more than the thoughts of the consultant. In other cases, they are ghost editors and students have little ability to write, edit, or lay out a dissertation.

You will find out what is happening when you ask questions like Why did you decide to do it that way? Students are exposed when they cannot answer well and can only repeat the reasons given to them by someone else.

In the worst cases, students might be failed for not referencing the thoughts of others. If you, as supervisor, find out that the student knows little about academic writing and layout, you might have to put the dissertation in limbo (i.e. not refer it for assessment) because skill in academic writing and layout are required to pass. In other cases, students might be failed or moved to a lower program because they have been unable to demonstrate that they can work autonomously.

Mahasiswa biasanya terkejut ketika mengetahui bahwa memberikan bantuan bukanlah tanggung jawab utama seorang pembimbing. Tugas utama seorang pembimbing penelitian adalah menjaga standar dan prosedur institusi. Hal ini mencakup memastikan:

desain penelitian yang valid
keaslian karya
struktur dan tata letak yang sesuai
pemikiran kritis yang memadai, dan
prosedur penyerahan yang benar.

Pembimbing tidak seharusnya perlu mengajarkan keterampilan dasar yang seharusnya telah dipelajari mahasiswa sebelum mereka diterima ke dalam program penelitian, seperti menulis, menyunting, dan memformat karya akademik, membuat referensi, menggunakan metodologi standar, menerapkan pemikiran logis, dan bekerja secara mandiri. (Bahkan, jika mahasiswa suatu institusi cenderung belum dipersiapkan dengan memadai, maka institusi tersebut memiliki masalah sistemik dalam desain programnya.)

Mahasiswa penelitian diharapkan menjadi individu yang mandiri dan proaktif yang bertanggung jawab atas pekerjaan mereka sendiri. Pada akhirnya, yang dinilai adalah mahasiswa, bukan pembimbingnya. Dalam kasus yang ekstrem, mahasiswa yang terlalu bergantung pada pembimbing untuk melakukan penelitian mereka sendiri mungkin diminta untuk pindah ke program lain.

Mahasiswa bertanggung jawab untuk:

Mencari sumber daya mereka sendiri
Mengembangkan dan mempertahankan gagasan orisinal mereka sendiri
Menyadari topik diskusi baru dan pertanyaan yang muncul
Menuangkan pekerjaan mereka ke dalam tulisan, baik dalam catatan lapangan maupun naskah
Melaporkan perkembangan secara teratur. Anda mungkin lebih memilih laporan mingguan atau dua mingguan selama semester. Ketika mereka mulai menuangkan pekerjaan mereka ke dalam tulisan, mereka harus mengirimkan draf bab-bab terbaru melalui email.
Memeriksa sendiri ejaan, tata bahasa, tanda baca, dan sebagainya.
Meminta bantuan jika mengalami kesulitan.

Mengapa?

Sebagai pembimbing, peran Anda adalah memberikan bantuan:

Sebagai penyedia layanan, institusi perlu memberikan dukungan yang memadai agar mahasiswa memiliki peluang yang wajar untuk berhasil. (Bahkan, beberapa lembaga akreditasi mensyaratkannya dan akan memeriksanya selama audit.)
Sebagai mahasiswa, penelitian pada dasarnya merupakan pengalaman belajar dan Anda adalah pengajarnya. Mahasiswa memerlukan bantuan karena program mereka sengaja dirancang satu tingkat lebih menantang dibandingkan kualifikasi mereka sebelumnya.

Hampir semua mahasiswa memerlukan bantuan pembimbing untuk menulis tesis atau disertasi yang lulus.
Mahasiswa yang sebenarnya tidak memerlukan bantuan tetap akan menghasilkan tesis atau disertasi yang lebih baik jika mereka mendapat bantuan.
Tanpa bantuan pembimbing, banyak mahasiswa tidak akan menyelesaikan program sama sekali atau akan diturunkan ke kualifikasi yang lebih rendah.

Sebagai konsumen layanan, mahasiswa mengharapkan bantuan karena itulah yang mereka bayar. Pembimbing yang malas hanya melempar tanggung jawab kepada pihak lain.
Jika Anda membimbing dengan baik, jumlah mahasiswa yang mengundurkan diri dan jumlah keluhan akan berkurang.
Jika Anda membimbing dengan baik, mahasiswa Anda akan menghasilkan tesis dan disertasi yang lebih baik dengan frustrasi yang jauh lebih sedikit.
Pembimbingan yang baik akan meningkatkan reputasi pribadi Anda sebagai pembimbing dan reputasi institusi Anda. Keduanya membantu dalam menarik mahasiswa karena mahasiswa secara aktif mencari pembimbing yang memberikan bantuan dalam jumlah yang wajar.
Sangat wajar bagi peneliti untuk berkolaborasi dengan peneliti lain dan menerima beberapa bentuk bantuan.

Dalam gambaran yang lebih besar, pertanyaan mengenai seberapa banyak bantuan yang seharusnya diberikan pembimbing tidak selalu mudah dijawab. Sampai batas tertentu, penelitian itu adalah milik mahasiswa dan peran utama pembimbing adalah memeriksa bahwa pekerjaan mahasiswa benar dan memenuhi standar institusi. Pembimbing tidak ada untuk mengerjakan tugas mahasiswa; mahasiswa perlu menunjukkan bahwa mereka dapat bekerja secara mandiri dan tetap melakukannya dengan benar. Salah satu masalah yang sangat umum adalah mahasiswa berusaha memanipulasi pembimbing agar membuat keputusan penting mengenai penelitian mereka. Dengan kata lain, batas antara meminta bantuan dan gagal mengambil tanggung jawab sering kali menjadi kabur.

Apa yang dicari pembimbing dalam diri mahasiswa?

Pada awalnya, cukup jika mahasiswa memenuhi persyaratan program, mengikuti petunjuk, berkomunikasi dengan baik, dan mudah diajak bekerja sama.

Di tahap berikutnya, pembimbing berusaha menemukan batas kemampuan mahasiswa. Dalam tesis Sarjana atau Magister, pembimbing perlu mengidentifikasi apakah mahasiswa mampu melanjutkan ke jenjang yang lebih tinggi. Pada tingkat doktoral, pembimbing menilai apakah mahasiswa sudah menjadi rekan sejawat dalam komunitas penelitian. (Dengan kata lain, mereka ingin mengetahui apakah mahasiswa tersebut salah satu dari kami.)

Pembimbing doktoral lebih memperhatikan kemampuan mahasiswa untuk melakukan penelitian dengan benar tanpa terlalu bergantung pada bantuan mereka, dan paling puas jika mahasiswa dapat mendiskusikan penelitian mereka sebagai rekan sejawat. Namun, jika mahasiswa mencapai batas kemampuannya dan tidak mampu mengikuti diskusi secara memadai, pembimbing mungkin mulai meragukan kemampuannya untuk menyelesaikan penelitian. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

Apakah mahasiswa menyadari dan memperbaiki kekurangan serta kelemahan dalam pekerjaannya sendiri?
Apakah mahasiswa dapat mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahannya sendiri?
Jenis pertanyaan apa yang mereka ajukan? Apakah pertanyaan tersebut menunjukkan ketergantungan pada pembimbing, atau lebih menyerupai rekan sejawat yang meminta pendapat lain?

Bagaimana pembimbing membantu

Hampir semua mahasiswa memerlukan bantuan pembimbing pada suatu tahap proyek mereka, meskipun peran pembimbing sering kali berbeda sesuai dengan tahap proyek tersebut. Mahasiswa mungkin lebih ahli daripada pembimbing ketika mendalami rincian tinjauan pustaka dan analisis data, atau beberapa aspek praktis dari situasi kerja lapangan. Pembimbing biasanya lebih ahli dalam metodologi, validitas desain penelitian dan struktur, teori umum, serta penyajian hasil penelitian.

Jadilah pemberi semangat. Mahasiswa pendidikan jarak jauh khususnya sering merasa terisolasi, dan sebagian besar mahasiswa disertasi ingin menyerah pada suatu tahap perjalanan mereka.

Berikan umpan balik yang berguna dalam bentuk bantuan atau nasihat. Hal ini sangat penting ketika mahasiswa mengalami kebuntuan atau hampir melakukan kesalahan besar. Meskipun diskusi gagasan sangat diperlukan, penting juga memastikan bahwa gagasan tersebut dituangkan ke dalam tulisan. (Diskusi yang baik mungkin tidak membantu jika mahasiswa tidak memiliki catatan tentang apa yang harus dilakukan setelahnya, dan percakapan berlangsung terlalu cepat untuk dicatat.) Baik pembimbing maupun mahasiswa perlu membuat daftar tugas. Pembimbing menuliskan komentar dalam draf.

Pertemuan rutin dengan kelompok mahasiswa dapat sangat membantu. Gunakan pertemuan tersebut sebagai kesempatan bagi mahasiswa untuk melaporkan kemajuan serta mendiskusikan pertanyaan dan kesulitan. Hal ini membantu menjaga mahasiswa tetap berada di jalur penyelesaian dan, jika memungkinkan, tetap sesuai jadwal. Jika memungkinkan, anggota kelompok dapat saling membantu sebagai rekan penulis.

Selain itu, salah satu bentuk bantuan terpenting yang dapat Anda berikan adalah membantu mahasiswa mengembangkan gagasan mereka:

Menjadi tempat berdiskusi sehingga mahasiswa dapat mengembangkan gagasan mereka sendiri
Mengajukan pertanyaan pemicu dan memberikan interaksi untuk memunculkan gagasan-gagasan penting
Memberi tahu mereka ketika suatu gagasan baik dan memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut
Memberikan kritik terhadap pekerjaan mereka dan mempertanyakan kekurangan atau kesalahan yang tampak
Mendiskusikan kesulitan yang muncul, terutama jika dapat mengarah pada tuduhan penyimpangan arah penelitian
Mengidentifikasi implikasi dan konsekuensinya.

Namun, membantu mahasiswa mengembangkan gagasan mereka dapat menjadi ladang ranjau bagi pembimbing. Sebagai contoh, beberapa pembimbing menggunakan kesempatan ini untuk mengembangkan gagasan mereka sendiri, bukan gagasan mahasiswa. Sebagian mahasiswa dapat merasa diganggu dengan ide-ide yang tidak relevan dengan apa yang mereka harapkan untuk dikerjakan.

Pembimbingan biasanya juga mencakup:

Membantu memilih topik, menentukan metodologi, dan mengembangkan proposal.
Membantu mahasiswa memperoleh izin atau akses untuk penelitian.
Berkoordinasi dengan administrasi.
Menjaga hubungan yang positif, membantu, tetapi tetap profesional.
Memberikan dorongan dan motivasi agar mahasiswa tidak mengundurkan diri.
Memantau kemajuan.
Memberikan bacaan tambahan.
Merekomendasikan langkah-langkah tertentu.
Menyelesaikan kesulitan yang muncul.
Membuat keputusan tegas ketika keberhasilan proyek dipertaruhkan.
Memberikan nasihat mengenai penulisan, penyuntingan, dan tata letak. (Pekerjaan baru terkadang memerlukan inovasi dalam tata letak.)
Menghubungi mahasiswa yang telah beberapa minggu tidak berkomunikasi. Mahasiswa yang hampir mengundurkan diri cenderung menderita dalam diam dan menghilang tanpa kabar.

Anda dapat merujuk kepada pakar lain untuk memperoleh nasihat mengenai isu yang sangat khusus, atau untuk mendapatkan pendapat kedua mengenai metodologi atau penilaian.

Beberapa mahasiswa cenderung bingung dan menunda-nunda pekerjaan, sehingga praktik yang baik adalah bekerja sama untuk menetapkan tujuan jangka pendek (kadang-kadang setiap minggu), lalu memeriksa apakah tujuan tersebut tercapai. Ini merupakan tindakan yang memerlukan keseimbangan. Meskipun mereka mungkin akan kesulitan tanpa bantuan Anda dalam menetapkan dan mencapai tujuan, kemajuan mereka tetap merupakan tanggung jawab mereka sendiri dan ada batas terhadap sejauh mana Anda dapat membimbing mereka.

Waktu Respons

Ketika mahasiswa menyerahkan pekerjaan mereka, hal yang paling mereka harapkan adalah Anda memberikan tanggapan dengan cepat disertai komentar yang bermanfaat. Mahasiswa hanya perlu mengetahui bahwa Anda sedang mengerjakannya dan tidak mengabaikan mereka. Waktu penyelesaian yang lama sangat mengecewakan bagi mahasiswa, dan hal ini lebih buruk lagi dalam pendidikan jarak jauh; mahasiswa merasa seolah-olah mereka telah mencurahkan usaha mereka ke dalam ruang hampa. Ketika pembimbing tidak memberikan respons, mereka memberi kesan bahwa mereka malas, tidak kompeten, atau tidak tertarik. (Sebagai catatan, pembimbing yang sering memberikan alasan, Saya sangat sibuk. hanya memperkuat kesan bahwa mahasiswa bukanlah prioritas utama mereka.)

Beberapa sekolah menetapkan batas maksimum dua minggu, tetapi mahasiswa tentu saja menjadi sangat kesal jika pembimbing biasanya memerlukan waktu 13 hari, 23 jam, dan 59 menit untuk memberikan respons. Bahkan, beberapa pembimbing mengabaikan aturan tersebut dan membutuhkan waktu sesuka hati mereka. Hal ini menjadi lebih buruk ketika secara tidak perlu memperpanjang masa studi mahasiswa dan meningkatkan biaya kuliah per semester yang harus mereka bayar.

Praktik terbaik untuk komunikasi melalui email selama hari kerja dalam semester:

Periksa email Anda setiap hari.
Akui penerimaan email mahasiswa dalam waktu 24 jam setelah menerimanya.
Jawab pertanyaan yang sederhana dalam waktu 24 jam.
Berikan tanggapan lengkap dalam waktu 48 jam. Jika Anda memerlukan waktu untuk membaca dan memahami pekerjaan mahasiswa atau memikirkan sesuatu yang sulit, setidaknya beri tahu mahasiswa agar mereka tahu bahwa Anda sedang mengerjakannya.
Satu minggu biasanya merupakan batas waktu respons yang realistis. Jika Anda tidak dapat memberikan tanggapan lengkap dalam waktu tersebut, berikan alasan kepada mahasiswa mengenai keterlambatan itu.

Selain mengurangi frustrasi mahasiswa, perputaran respons yang cepat jauh lebih membantu secara psikologis. Semakin lama jarak waktu antara kesalahan mahasiswa dan koreksi Anda, semakin besar kemungkinan mahasiswa mempertahankan kesalahan tersebut dan menganggapnya benar. Mereka juga lebih mungkin mengabaikan nasihat Anda atau bahkan mengundurkan diri dari program.

Persiapan untuk Pertemuan

Setiap pembimbing mungkin sedikit berbeda, tetapi inilah saran saya.

Bacalah apa pun yang telah diserahkan mahasiswa:

Jika pekerjaannya baik, ini merupakan tugas yang sederhana dan tidak menyakitkan. Hal itu juga memberi tahu Anda seberapa baik kemampuan mahasiswa tersebut. Membaca materi yang baik paling menarik ketika ada sesuatu yang memerlukan pemikiran dan eksplorasi lebih lanjut, yang mungkin membutuhkan waktu tambahan tetapi menyenangkan dan merupakan penggunaan waktu yang baik. Anda dapat membuat daftar pertanyaan yang menggali lebih dalam dan menyarankan arah eksplorasi lebih lanjut.
Beberapa mahasiswa mengirimkan pekerjaan mereka terlalu terlambat sehingga tidak dapat dibaca sebelum pertemuan, sehingga mereka menyia-nyiakan waktu pertemuan. Saya pernah mengalami mahasiswa yang memulai pertemuan dengan meletakkan dokumen setebal 70 halaman di meja saya dan bertanya, Menurut Anda bagaimana?
Jika terdapat terlalu banyak kesalahan ketik dan kesalahan lain yang seharusnya ditemukan saat pemeriksaan akhir, pilihan terburuk adalah mengembalikannya kepada mahasiswa tanpa membacanya. Membaca draf yang disunting dan diperiksa dengan buruk sangat memakan waktu, terutama jika juga mengandung banyak kesalahan isi. Mahasiswa seperti ini biasanya berisiko gagal.
Selain itu, bacalah seluruhnya dan tandai kesalahannya. Jika kesalahan yang sama muncul berulang kali sepanjang dokumen, cukup tandai beberapa contoh. Namun, mahasiswa cenderung hanya memperbaiki kesalahan yang telah ditandai, sehingga mereka mungkin harus memeriksa ulang seluruh dokumen di kemudian hari.

Buatlah daftar topik atau pertanyaan yang akan dibahas dalam pertemuan. Apakah pembimbing menyusun daftar tujuan mingguan sebelum pertemuan merupakan masalah preferensi pribadi. Bagaimanapun, praktik yang baik adalah mendiskusikan tujuan untuk minggu berikutnya selama pertemuan.

⚠ Peringatan
Beberapa mahasiswa berusaha memanipulasi pembimbing agar menjadi editor dan pemeriksa akhir tulisan mereka.

Wawancara atau Pertemuan Pembimbingan

Sebagai pedoman umum untuk mahasiswa penuh waktu di kampus, rencanakan untuk bertemu setiap mahasiswa seminggu sekali dalam pertemuan selama satu jam. Untuk mahasiswa paruh waktu, frekuensinya mungkin lebih jarang. Apa pun pedomannya, terkadang frekuensi tersebut sama sekali tidak diperlukan dan terkadang juga sama sekali tidak memadai. Mahasiswa paling membutuhkan bantuan pada tahap awal (tinjauan pustaka dan perencanaan) serta tahap akhir (pemformatan karya mereka). Pada tahap tengah, mahasiswa mungkin begitu sibuk melakukan penelitian lapangan sehingga sulit untuk bertemu sama sekali. Setidaknya cobalah untuk tetap berhubungan; ketika mahasiswa mengalami kesulitan, mereka mungkin hanya bersedia meminta bantuan jika mereka bertemu dengan Anda. Dalam kasus lain, mereka mungkin telah melakukan kesalahan tetapi tidak menyadarinya.

Milikilah rencana atau metode untuk memberikan umpan balik terhadap pekerjaan yang sedang dikerjakan mahasiswa dan telah diserahkan kepada Anda.

Mahasiswa perlu mempersiapkan diri secara proaktif untuk pertemuan, baik secara tatap muka, telekonferensi, maupun melalui email:

Pastikan waktu dan lokasi pertemuan sesuai.
Kirimkan pekerjaan tertulis kepada Anda terlebih dahulu sehingga Anda memiliki waktu untuk membacanya dan memikirkannya secara memadai sebelum wawancara. Dokumen tersebut dapat berupa draf awal bab atau bagian bab yang memerlukan komentar.
Buat daftar pertanyaan dan gagasan mereka; saya menyarankan agar mereka menulis draf kasar pertanyaan mereka dan merenungkannya selama beberapa hari.
Rencanakan langkah berikutnya.

Sebagai pembimbing, Anda juga perlu mempersiapkan diri. Bacalah dan pikirkan pekerjaan tertulis apa pun yang telah diserahkan sebelumnya, lalu tuliskan komentar dan pertanyaan Anda.

Kemudian, selama wawancara, patuhilah waktu yang telah ditentukan, biasanya 60 atau 90 menit.

Berhubungan dengan Mahasiswa Anda

Hubungan antara pembimbing dan mahasiswa biasanya dekat dan kompleks. Sebagai pembimbing, Anda dapat menjalankan berbagai peran berikut pada tahap yang berbeda. Anda mungkin menjadi rekan peneliti, penasihat (yang nasihatnya mungkin wajib diterima mahasiswa), administrator, atau penilai. Sebagai rekan, mahasiswa mungkin menjadi teman yang berdiskusi dan bertukar gagasan dengan Anda. Anda dapat memberi mereka semangat atau (jika perlu) koreksi. Namun sebagai administrator atau penilai, Anda biasanya memiliki kekuasaan yang cukup besar atas penelitian mereka.

Anda perlu melihat pekerjaan mahasiswa dari sudut pandang yang relatif netral. Mahasiswa tidak dapat dengan mudah memeriksa pekerjaan mereka sendiri; mereka sulit melihat kesalahan dalam sesuatu yang mereka tulis dan mereka anggap sangat baik.

Kesalahan dalam pekerjaan mereka sering kali hanyalah kesempatan untuk melakukan revisi. Mungkin draf tersebut hanya perlu dipoles lebih lanjut. Bisa jadi mereka mengabaikan sesuatu yang penting atau memasukkan sesuatu yang seharusnya dihilangkan.

Hubungan antara pembimbing dan mahasiswa kadang-kadang memburuk. Hal ini dapat terjadi karena perbedaan pendapat yang mendasar, kurangnya komunikasi, kesalahpahaman melalui email, atau kritik terhadap pekerjaan. Mahasiswa biasanya tidak diizinkan mengganti pembimbing, dan tindakan pertama Anda seharusnya adalah berusaha memperbaiki hubungan tersebut.

Ketika Anda Mengalami Kebuntuan

Mahasiswa sering mengeluh ketika pembimbing berubah pikiran dan meminta mereka melakukan serangkaian perubahan pada proposal atau bab mereka. Situasi ini lebih buruk dalam pembelajaran daring ketika Anda tidak dapat bertemu secara langsung. Masalah seperti ini memiliki banyak penyebab, misalnya:

Dalam beberapa kasus, tentu saja mahasiswa memang melakukan sesuatu dengan salah dan tidak dapat menemukan cara memperbaikinya, bahkan ketika Anda sudah menjelaskannya. Area yang sering menimbulkan masalah semacam ini adalah referensi, tata bahasa dan gaya bahasa Inggris, serta validitas dalam konstruksi dan metodologi penelitian.
Mahasiswa mungkin hanya salah memahami apa yang Anda katakan. Mungkin tidak membantu jika menyalahkan diri sendiri atau mahasiswa.
Ada sesuatu dalam pekerjaan mahasiswa yang terasa kurang tepat, tetapi Anda tidak dapat mengidentifikasi dengan jelas apa masalahnya. Anda meminta perbaikan, tetapi mahasiswa kesulitan menemukan masalah tersebut. Mereka melakukan apa yang mereka bisa, menyerahkannya kembali, tetapi entah bagaimana hasilnya masih belum benar.
Beberapa pembimbing berubah pikiran karena mereka lupa apa yang mereka katakan sebelumnya. Hal ini lebih umum terjadi pada pembimbing yang memiliki banyak mahasiswa atau jarang bertemu mereka sehingga sulit mengingat nasihat yang spesifik.
Mahasiswa terjebak di antara beberapa pembimbing yang memiliki pendapat yang saling bertentangan.
Pembimbing yang sama mungkin memberikan pandangan yang berbeda dari perspektif yang berbeda pula. Jika saya memakai topi sejarah, saya mungkin menjawab berbeda dibandingkan ketika saya memakai topi epistemologi.
Ketika setiap karya ilmiah memiliki karakteristik yang unik, tidak selalu mudah untuk memberikan respons yang benar-benar konsisten.
Jika topik mahasiswa benar-benar orisinal, Anda mungkin juga sedang mempelajarinya.
Beberapa profesor akan memberikan nilai A pada makalah yang sangat baru dan inovatif, sedangkan yang lain akan memberikan nilai D karena makalah tersebut tidak membahas isu-isu yang menurut mereka sangat penting.
Dalam segala bentuk penilaian, penilai dapat berbeda menurut waktu dalam sehari dan urutan pekerjaan yang mereka nilai. Penilai cenderung lebih lunak dalam memberikan penilaian pada akhir rangkaian penilaian.

Penelitian mengenai dua poin terakhir sangat banyak, dan sebagian besar buku teks penilaian memberikan ringkasannya.

Pembimbing tidak mungkin sepenuhnya konsisten dalam nasihat mereka, tetapi beberapa dapat meningkatkan kualitas praktik mereka:

Pikirkan baik-baik sebelum memberikan tanggapan.
Berdiskusilah dengan rekan kerja, terutama pembimbing lain yang berbeda pendapat dengan Anda, dan tampilkan sikap yang konsisten di hadapan mahasiswa. Mahasiswa tidak seharusnya menjadi penengah perselisihan antar pembimbing.
Tuliskan komentar Anda, dan periksa kembali apa yang pernah Anda katakan sebelum mengatakan sesuatu yang berbeda.

Tentang Konsultan Eksternal

Dalam beberapa kasus, mahasiswa doktoral mungkin ingin menggunakan jasa konsultan eksternal; banyak perusahaan menyediakan orang yang membantu mahasiswa melalui sebagian besar proses disertasi mereka. Beberapa organisasi juga menyediakan pelatih disertasi (dissertation coach). Mahasiswa yang mengalami kesulitan dapat merasa stres, terisolasi, dan kewalahan sehingga berisiko mengundurkan diri. Pelatih membantu mengembalikan proyek ke jalurnya, menggerakkan kemajuan, dan menjaga momentum hingga kelulusan. Mereka membantu mahasiswa menghadapi komite pembimbing, mengatasi kecemasan dan kebuntuan menulis, serta mengelola waktu. Mereka juga dapat memberikan nasihat mengenai metodologi, penulisan, dan persiapan sidang pembelaan disertasi. Ref. Cara Weston-Edell www.dissertationcompletecoaching.com

Anda berhak melarang praktik-praktik ini, tetapi banyak pembimbing di Amerika Serikat memberikan bantuan yang tidak memadai dan justru mendorong mahasiswa untuk mendapatkannya dari konsultan eksternal. Jika mahasiswa Anda memilih untuk melakukannya, saya menyarankan agar Anda memantau situasinya dengan cermat. Sebagai pendapat pribadi, praktik terbaik adalah jika komite pembimbing institusi sendiri yang menyediakan layanan-layanan tersebut.

Di satu sisi, kemampuan untuk berkolaborasi merupakan aspek penting dalam penelitian. Mahasiswa perlu mampu memanfaatkan pengetahuan orang lain dan mengumpulkan gagasan. Dalam beberapa kasus, bantuan tersebut hanya merangsang pemikiran mahasiswa sendiri sehingga tidak memerlukan referensi. Dari sudut pandang etika, konsultan dapat memberikan jenis bantuan yang sama seperti yang seharusnya diberikan oleh pembimbing, dengan keuntungan berupa pendapat kedua dan sudut pandang yang berbeda. Dengan kata lain, mereka dapat mengajukan pertanyaan tambahan yang mendorong mahasiswa untuk berpikir lebih mendalam.

Di sisi lain, jika seorang mahasiswa merasa membutuhkan bantuan tambahan dari konsultan, hal itu mungkin menunjukkan bahwa Anda belum menjalankan tugas pembimbingan secara efektif, atau bahwa mahasiswa tersebut sebenarnya tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk diterima ke dalam program sejak awal. Selain itu, konsultan kadang-kadang lebih menyerupai penulis bayangan (ghost writer), dan sebagian isi tesis atau disertasi akhir mahasiswa mungkin tidak lebih dari pemikiran konsultan tersebut. Dalam kasus lain, mereka bertindak sebagai editor bayangan (ghost editor), sementara mahasiswa sendiri memiliki kemampuan yang sangat terbatas dalam menulis, menyunting, atau menyusun tata letak disertasi.

Anda akan mengetahui apa yang sebenarnya terjadi ketika mengajukan pertanyaan seperti Mengapa Anda memutuskan melakukannya dengan cara itu? Mahasiswa akan terlihat ketika mereka tidak dapat memberikan jawaban yang baik dan hanya mampu mengulangi alasan-alasan yang diberikan oleh orang lain kepada mereka.

Dalam kasus terburuk, mahasiswa dapat dinyatakan gagal karena tidak memberikan referensi terhadap pemikiran orang lain. Jika Anda sebagai pembimbing mengetahui bahwa mahasiswa hanya memiliki sedikit pemahaman tentang penulisan dan tata letak akademik, Anda mungkin harus menunda disertasi tersebut (yaitu tidak meneruskannya untuk penilaian) karena keterampilan dalam penulisan dan tata letak akademik merupakan persyaratan untuk lulus. Dalam kasus lain, mahasiswa mungkin dinyatakan gagal atau dipindahkan ke program yang lebih rendah karena mereka tidak mampu menunjukkan bahwa mereka dapat bekerja secara mandiri.

CC BY-NC-ND
This work is released under a CC BY-NC-ND license, which means that you are free to do with it as you please as long as you (1) properly attribute it, (2) do not use it for commercial gain, and (3) do not create derivative works.

Good practice in supervising research Praktik yang Baik dalam Membimbing Penelitian