Consultation and Permission 
Konsultasi dan Izin 
Collated and edited by Ross Woods, 2026
If you plan to conduct research in a college, university, church, business, school, or other organization, consult the organization early. Do not assume that because you know people in the organization, or because someone has informally encouraged your research, you automatically have permission to conduct it.
This consultation has two purposes. First, you need to find out whether the organization is willing to allow the research. Second, consultation may help you discover practical or organizational issues that affect your proposed topic.
1. Identify the appropriate gatekeeper
Find out who has authority to give permission for the research. Depending on the organization and the study, this might be:
- a principal, dean, rector, pastor, manager, or director;
- the head of a department or program;
- a research or ethics office;
- another person responsible for the people, records, or facilities involved in the research.
Do not simply ask the person who is easiest to contact. Make sure that the person actually has authority to give the permission you need.
2. Find out what kind of permission is required
Different organizations have different procedures. Do not assume that permission must always take the form of a formal letter, but do not assume that an informal conversation is sufficient either.
In some organizations, an oral discussion with the appropriate leader may be sufficient during the early planning stage. Other organizations may require a formal application, a letter from the researcher, a letter from the researcher's university, or approval from several people.
Ask the organization what it requires. If permission is initially given orally, it is normally wise to obtain written confirmation before beginning recruitment or data collection. A short email may be sufficient if the organization does not require a more formal document.
3. Explain the proposed research clearly
Give the gatekeeper enough information to make an informed decision. Explain briefly:
- what you want to study;
- why you want to study it;
- who you hope will participate;
- what participants will be asked to do;
- how much time will be required;
- what access you need from the organization;
- how confidentiality and privacy will be protected; and
- how the organization will be identified, if at all, in publications or reports.
At this stage, the research plan may still be provisional. Make this clear. Consultation with the organization may lead to changes.
4. Listen to the organization's concerns
Do not treat consultation simply as asking, "May I do this research?" Ask whether the organization sees any problems with the proposed study.
For example, the organization may be concerned that:
- the topic or title appears to assume that the organization has a particular problem;
- the wording could embarrass the organization or damage its reputation;
- employees, students, church members, or other participants might feel pressured to participate;
- participants might not feel free to speak honestly;
- confidential information might be disclosed;
- the research could interfere with normal activities; or
- the proposed timing is inconvenient.
5. Be prepared to modify the proposed topic
Do not become too attached to the exact wording of your topic at an early stage. Consultation with the host organization may show that it needs to be modified.
Sometimes a topic is unnecessarily negative or appears to assume the conclusion before the research has begun. For example, an organization may reasonably object to a proposed topic such as:Why are students dissatisfied with the teaching at College X?
A more neutral topic might investigate: Students' experiences and perceptions of teaching at College X.
This does not mean that the researcher must hide genuine problems or produce results that make the organization look good. The organization should not control the findings. However, the researcher can often frame the initial research topic more neutrally without weakening the research.
6. Know what can and cannot be negotiated
Reasonable changes might include changing the wording of the topic, adjusting the timing, changing recruitment procedures, protecting the identity of the organization, or reducing disruption to normal activities.
However, do not agree to conditions that would make the research misleading or unethical. For example, an organization should not be promised that only favourable findings will be reported or that management will be told which employees made particular comments.
If the conditions required by the organization would seriously compromise the research, discuss the problem with your supervisor. You may need to redesign the study or find another research site.
7. Allow time for consultation and permission
Obtaining organizational permission can take longer than expected. A gatekeeper may be busy, a proposal may need to be considered at a meeting, or several levels of approval may be required. The organization may also ask for changes before granting permission.
For this reason, do not leave organizational consultation until shortly before you plan to collect data. Begin the process early and include time for obtaining permission and making possible revisions in your research schedule.
This is especially important if you are working within a fixed academic timetable. A delay in obtaining access can delay recruitment, data collection, analysis, and completion of the entire research project.
8. Keep a record of the consultation and permission
Keep copies of relevant letters and emails and make a brief written record of important oral discussions. Record:
- who gave permission;
- what permission was given;
- any conditions attached to the permission;
- any changes you agreed to make; and
- the date permission was given.
This prevents misunderstandings later and provides evidence that you obtained the necessary organizational permission.
9. Remember that organizational permission and ethics approval are different
Permission from the host organization does not replace any research ethics approval required by your institution. Similarly, ethics approval does not automatically give you permission to conduct research in another organization.
You may therefore need both:
- ethical approval from the appropriate research ethics body; and
- organizational permission from the organization in which you want to conduct the research.
Find out what both bodies require early enough to include these processes in your research plan.
Practical rule
Consult early, before you become committed to the final topic and before you set a tight data-collection schedule. Find out whether access is possible, what permission is required, what concerns the organization has, and whether the proposed research needs to be modified. A small change at the beginning can prevent a major delay later.
10. Maintain appropriate liaison during the research
Organizational permission should not normally be the end of communication with the host organization. Maintain appropriate contact with the gatekeeper or another person appointed by the organization while the research is being conducted.
The amount and form of liaison will depend on the length and complexity of the research. Avoid unnecessary reporting, but make sure that the organization is not left wondering what is happening:
- For a short research project, occasional personal contact may be sufficient. A brief oral report can be useful, especially when the researcher is regularly present in the organization. The researcher might explain what stage the research has reached, whether data collection is proceeding as planned, and whether there have been any practical difficulties.
- For a longer research project, more formal communication may be appropriate. The researcher and the organization might agree in advance to provide brief written progress reports at particular stages. These reports do not need to contain detailed findings. Their purpose is to keep the organization informed about the progress of the research and any matters that affect the organization.
The researcher should also contact the appropriate gatekeeper if something important changes. For example, the researcher may need to discuss:
- a significant change to the research plan;
- a delay or major change in the timetable;
- a need for additional access to people, records, or facilities;
- a change that affects what the organization originally agreed to; or
- an unexpected practical or ethical problem involving the organization.
Good liaison does not mean giving the organization access to confidential information about individual participants. Progress reports should respect the confidentiality arrangements of the research.
11. Report back when the research is complete
Researchers should normally report the completed research back to the host organization. The organization has given the researcher access to its people, activities, facilities, or other resources, so it is courteous and professionally responsible to let the organization know what resulted from the research.
Consider providing a short, reader-friendly summary of the research and its main findings. This may be more useful to busy organizational leaders than simply sending them a long thesis, dissertation, or research article.
In addition, send a copy of the full completed research report to the key gatekeeper or gatekeepers, unless there is a good reason not to do so. Where appropriate, the researcher may also offer to meet with organizational leaders and give a brief oral presentation of the findings.
12. Keep liaison separate from control of the research
Good liaison does not give the host organization the right to rewrite the research. This distinction is important and should be clear from the beginning. The purpose of liaison is to maintain communication, cooperation, and an appropriate professional relationship. It is not to give the host organization editorial control over the research.
Before the research begins, the organization may negotiate reasonable conditions for access and may ask the researcher to modify aspects of the proposed study. During the research, the organization may raise practical, ethical, or factual concerns. When the research is complete, gatekeepers may point out factual errors or provide useful comments on the findings.
However, gatekeepers should not edit the research to make the organization look better, remove findings because they are embarrassing, change the researcher's interpretation to match the organization's preferred interpretation, or require the researcher to reach particular conclusions.
If a gatekeeper identifies a genuine factual error, the researcher should of course check and correct it. If the gatekeeper disagrees with an interpretation, the researcher should consider the criticism carefully and may report an alternative interpretation where appropriate. However, responsibility for the academic analysis and conclusions remains with the researcher.
13. Remember that organizational permission and ethics approval are different
Permission from the host organization does not replace any research ethics approval required by your institution. Similarly, ethics approval does not automatically give you permission to conduct research in another organization. Consequently, you might need both:
- ethical approval from the appropriate research ethics body; and
- organizational permission from the organization in which you want to conduct the research.
Find out what both bodies require early enough to include these processes in your research plan.
Practical rule
Consult early, maintain appropriate contact, and report back when the research is finished. Keep the host organization informed without compromising participant confidentiality or the researcher's academic independence. The organization may provide information, raise concerns, and comment on the research, but responsibility for the final analysis and conclusions remains with the researcher.
Jika Anda berencana melakukan penelitian di perguruan tinggi, universitas, gereja, perusahaan, sekolah, atau organisasi lain, berkonsultasilah dengan organisasi tersebut sejak awal. Jangan beranggapan bahwa karena Anda mengenal orang-orang dalam organisasi tersebut, atau karena seseorang secara informal telah mendorong Anda untuk melakukan penelitian, Anda secara otomatis memiliki izin untuk melakukannya.
Konsultasi ini mempunyai dua tujuan. Pertama, Anda perlu mengetahui apakah organisasi tersebut bersedia mengizinkan penelitian. Kedua, konsultasi dapat membantu Anda menemukan masalah praktis atau organisasi yang dapat memengaruhi topik yang Anda usulkan.
1. Identifikasi penjaga akses yang tepat
Cari tahu siapa yang memiliki wewenang untuk memberikan izin penelitian. Tergantung pada organisasi dan penelitiannya, orang tersebut mungkin:
- kepala sekolah, dekan, rektor, pendeta, manajer, atau direktur;
- kepala departemen atau program;
- bagian penelitian atau komite etik;
- orang lain yang bertanggung jawab atas orang, dokumen, atau fasilitas yang terlibat dalam penelitian.
Jangan hanya meminta izin kepada orang yang paling mudah dihubungi. Pastikan bahwa orang tersebut benar-benar memiliki wewenang untuk memberikan izin yang Anda perlukan.
2. Cari tahu jenis izin yang diperlukan
Setiap organisasi memiliki prosedur yang berbeda. Jangan beranggapan bahwa izin harus selalu berbentuk surat resmi, tetapi jangan pula beranggapan bahwa percakapan informal sudah cukup.
Dalam beberapa organisasi, pembicaraan lisan dengan pemimpin yang tepat mungkin sudah cukup pada tahap awal perencanaan. Organisasi lain mungkin memerlukan permohonan resmi, surat dari peneliti, surat dari universitas peneliti, atau persetujuan dari beberapa orang.
Tanyakan kepada organisasi apa yang mereka perlukan. Jika izin pada awalnya diberikan secara lisan, biasanya sebaiknya Anda memperoleh konfirmasi tertulis sebelum mulai merekrut partisipan atau mengumpulkan data. Email singkat mungkin sudah cukup jika organisasi tidak memerlukan dokumen yang lebih resmi.
3. Jelaskan penelitian yang diusulkan dengan jelas
Berikan informasi yang cukup kepada penjaga akses agar dapat mengambil keputusan berdasarkan informasi yang memadai. Jelaskan secara singkat:
- apa yang ingin Anda teliti;
- mengapa Anda ingin menelitinya;
- siapa yang Anda harapkan akan berpartisipasi;
- apa yang akan diminta untuk dilakukan oleh para partisipan;
- berapa banyak waktu yang diperlukan;
- akses apa yang Anda perlukan dari organisasi;
- bagaimana kerahasiaan dan privasi akan dilindungi; dan
- bagaimana organisasi akan disebutkan, jika disebutkan, dalam publikasi atau laporan.
Pada tahap ini, rencana penelitian mungkin masih bersifat sementara. Jelaskan hal ini. Konsultasi dengan organisasi dapat menyebabkan perubahan pada rencana penelitian.
4. Dengarkan kekhawatiran organisasi
Jangan memperlakukan konsultasi hanya sebagai pertanyaan, "Bolehkah saya melakukan penelitian ini?" Tanyakan apakah organisasi melihat adanya masalah dengan penelitian yang diusulkan.
Misalnya, organisasi mungkin khawatir bahwa:
- topik atau judul tampaknya berasumsi bahwa organisasi mempunyai masalah tertentu;
- cara topik tersebut dirumuskan dapat mempermalukan organisasi atau merusak reputasinya;
- karyawan, mahasiswa, anggota gereja, atau partisipan lain mungkin merasa tertekan untuk berpartisipasi;
- partisipan mungkin merasa tidak bebas untuk berbicara dengan jujur;
- informasi rahasia mungkin terungkap;
- penelitian dapat mengganggu kegiatan rutin; atau
- waktu yang diusulkan tidak sesuai bagi organisasi.
5. Bersiaplah untuk mengubah topik yang diusulkan
Jangan terlalu terikat pada rumusan topik Anda pada tahap awal. Konsultasi dengan organisasi tempat penelitian mungkin menunjukkan bahwa topik tersebut perlu diubah.
Kadang-kadang suatu topik dirumuskan secara terlalu negatif atau tampaknya sudah mengasumsikan kesimpulan sebelum penelitian dimulai. Misalnya, sebuah organisasi mungkin beralasan untuk keberatan terhadap topik yang diusulkan seperti:Mengapa mahasiswa tidak puas dengan pengajaran di Perguruan Tinggi X?
Topik yang lebih netral mungkin meneliti: Pengalaman dan persepsi mahasiswa tentang pengajaran di Perguruan Tinggi X.
Ini tidak berarti bahwa peneliti harus menyembunyikan masalah yang benar-benar ada atau menghasilkan temuan yang membuat organisasi terlihat baik. Organisasi tidak boleh mengendalikan temuan penelitian. Namun, peneliti sering kali dapat merumuskan topik penelitian awal secara lebih netral tanpa melemahkan penelitian.
6. Ketahui apa yang dapat dan tidak dapat dinegosiasikan
Perubahan yang wajar mungkin mencakup mengubah rumusan topik, menyesuaikan waktu pelaksanaan, mengubah prosedur perekrutan, melindungi identitas organisasi, atau mengurangi gangguan terhadap kegiatan rutin.
Namun, jangan menyetujui persyaratan yang akan membuat penelitian menyesatkan atau tidak etis. Misalnya, organisasi tidak boleh dijanjikan bahwa hanya temuan yang menguntungkan yang akan dilaporkan atau bahwa pihak manajemen akan diberi tahu karyawan mana yang memberikan komentar tertentu.
Jika persyaratan yang ditetapkan oleh organisasi akan sangat mengganggu integritas penelitian, diskusikan masalah tersebut dengan pembimbing Anda. Anda mungkin perlu merancang ulang penelitian atau mencari lokasi penelitian lain.
7. Sediakan waktu untuk konsultasi dan memperoleh izin
Memperoleh izin dari organisasi dapat memerlukan waktu lebih lama daripada yang diperkirakan. Penjaga akses mungkin sibuk, proposal mungkin perlu dibahas dalam suatu rapat, atau mungkin diperlukan persetujuan dari beberapa tingkat dalam organisasi. Organisasi juga mungkin meminta perubahan sebelum memberikan izin.
Karena itu, jangan menunda konsultasi dengan organisasi sampai sesaat sebelum Anda berencana mengumpulkan data. Mulailah proses ini sejak awal dan masukkan waktu untuk memperoleh izin serta melakukan kemungkinan revisi ke dalam jadwal penelitian Anda.
Hal ini sangat penting jika Anda bekerja dengan jadwal akademik yang sudah ditetapkan. Keterlambatan memperoleh akses dapat menunda perekrutan partisipan, pengumpulan data, analisis, dan penyelesaian seluruh proyek penelitian.
8. Simpan catatan konsultasi dan izin
Simpan salinan surat dan email yang relevan serta buat catatan tertulis singkat tentang pembicaraan lisan yang penting. Catat:
- siapa yang memberikan izin;
- izin apa yang diberikan;
- persyaratan apa pun yang menyertai izin tersebut;
- perubahan apa pun yang Anda setujui untuk dilakukan; dan
- tanggal izin diberikan.
Hal ini membantu mencegah kesalahpahaman di kemudian hari dan memberikan bukti bahwa Anda telah memperoleh izin organisasi yang diperlukan.
9. Ingat bahwa izin organisasi dan persetujuan etik adalah dua hal yang berbeda
Izin dari organisasi tempat penelitian tidak menggantikan persetujuan etik penelitian yang diwajibkan oleh institusi Anda. Demikian pula, persetujuan etik tidak secara otomatis memberi Anda izin untuk melakukan penelitian di organisasi lain.
Karena itu, Anda mungkin memerlukan keduanya:
- persetujuan etik dari badan etik penelitian yang berwenang; dan
- izin organisasi dari organisasi tempat Anda ingin melakukan penelitian.
Cari tahu apa yang diwajibkan oleh kedua pihak tersebut sejak awal agar proses-proses ini dapat dimasukkan ke dalam rencana penelitian Anda.
Aturan praktis
Berkonsultasilah sejak awal, sebelum Anda menetapkan topik akhir dan sebelum membuat jadwal pengumpulan data yang ketat. Cari tahu apakah akses memungkinkan, izin apa yang diperlukan, kekhawatiran apa yang dimiliki organisasi, dan apakah penelitian yang diusulkan perlu diubah. Perubahan kecil pada awal proses dapat mencegah keterlambatan besar di kemudian hari.
10. Pertahankan komunikasi yang tepat selama penelitian
Izin organisasi biasanya tidak menjadi akhir dari komunikasi dengan organisasi tempat penelitian. Selama penelitian berlangsung, pertahankan komunikasi yang tepat dengan penjaga akses atau orang lain yang ditunjuk oleh organisasi.
Jumlah dan bentuk komunikasi akan bergantung pada lama dan kompleksitas penelitian. Hindari pelaporan yang tidak perlu, tetapi pastikan bahwa organisasi tidak dibiarkan bertanya-tanya tentang apa yang sedang terjadi:
- Untuk proyek penelitian yang singkat, kontak pribadi sesekali mungkin sudah cukup. Laporan lisan singkat dapat berguna, terutama jika peneliti secara rutin berada di organisasi tersebut. Peneliti dapat menjelaskan tahap yang telah dicapai dalam penelitian, apakah pengumpulan data berjalan sesuai rencana, dan apakah ada kesulitan praktis.
- Untuk proyek penelitian yang lebih panjang, komunikasi yang lebih formal mungkin diperlukan. Peneliti dan organisasi dapat menyepakati sejak awal untuk memberikan laporan kemajuan tertulis yang singkat pada tahap-tahap tertentu. Laporan ini tidak perlu memuat temuan secara terperinci. Tujuannya adalah untuk memberi informasi kepada organisasi tentang kemajuan penelitian dan hal-hal yang memengaruhi organisasi.
Peneliti juga harus menghubungi penjaga akses yang tepat jika terjadi perubahan penting. Misalnya, peneliti mungkin perlu membahas:
- perubahan penting pada rencana penelitian;
- keterlambatan atau perubahan besar dalam jadwal;
- kebutuhan akan akses tambahan kepada orang, dokumen, atau fasilitas;
- perubahan yang memengaruhi hal-hal yang sebelumnya telah disetujui oleh organisasi; atau
- masalah praktis atau etis yang tidak terduga dan melibatkan organisasi.
Komunikasi yang baik tidak berarti memberikan akses kepada organisasi terhadap informasi rahasia mengenai masing-masing partisipan. Laporan kemajuan harus tetap mengikuti ketentuan kerahasiaan dalam penelitian.
11. Laporkan kembali setelah penelitian selesai
Peneliti biasanya perlu melaporkan hasil penelitian yang telah selesai kepada organisasi tempat penelitian. Organisasi telah memberikan akses kepada peneliti terhadap orang-orang, kegiatan, fasilitas, atau sumber daya lainnya. Karena itu, memberi tahu organisasi tentang hasil penelitian merupakan tindakan yang sopan dan bertanggung jawab secara profesional.
Pertimbangkan untuk memberikan ringkasan singkat yang mudah dibaca mengenai penelitian dan temuan utamanya. Bagi para pemimpin organisasi yang sibuk, ringkasan seperti ini mungkin lebih bermanfaat daripada sekadar mengirimkan tesis, disertasi, atau artikel penelitian yang panjang.
Selain itu, kirimkan salinan lengkap laporan penelitian yang telah selesai kepada penjaga akses utama, kecuali ada alasan yang baik untuk tidak melakukannya. Jika sesuai, peneliti juga dapat menawarkan untuk bertemu dengan para pemimpin organisasi dan memberikan presentasi lisan singkat mengenai temuan penelitian.
12. Bedakan komunikasi dengan organisasi dari kendali atas penelitian
Komunikasi yang baik tidak memberikan hak kepada organisasi tempat penelitian untuk menulis ulang penelitian. Perbedaan ini penting.
Sebelum penelitian dimulai, organisasi dapat merundingkan persyaratan akses yang wajar dan dapat meminta peneliti mengubah beberapa aspek penelitian yang diusulkan. Selama penelitian, organisasi dapat menyampaikan kekhawatiran praktis, etis, atau faktual. Setelah penelitian selesai, penjaga akses dapat menunjukkan kesalahan fakta atau memberikan komentar yang berguna mengenai temuan penelitian.
Namun, penjaga akses tidak boleh mengedit penelitian agar organisasi terlihat lebih baik, menghapus temuan karena dianggap memalukan, mengubah interpretasi peneliti agar sesuai dengan interpretasi yang diinginkan organisasi, atau mengharuskan peneliti mencapai kesimpulan tertentu.
Jika penjaga akses menunjukkan kesalahan fakta yang memang benar, tentu saja peneliti harus memeriksa dan memperbaikinya. Jika penjaga akses tidak setuju dengan suatu interpretasi, peneliti harus mempertimbangkan kritik tersebut dengan cermat dan, jika sesuai, dapat melaporkan interpretasi alternatif. Namun, tanggung jawab atas analisis akademik dan kesimpulan tetap berada pada peneliti.
Batas ini harus jelas sejak awal. Tujuan komunikasi adalah untuk mempertahankan komunikasi, kerja sama, dan hubungan profesional yang tepat. Tujuannya bukan untuk memberikan kendali editorial atas penelitian kepada organisasi tempat penelitian.
13. Ingat bahwa izin organisasi dan persetujuan etik adalah dua hal yang berbeda
Izin dari organisasi tempat penelitian tidak menggantikan persetujuan etik penelitian yang diwajibkan oleh institusi Anda. Demikian pula, persetujuan etik tidak secara otomatis memberi Anda izin untuk melakukan penelitian di organisasi lain. Karena itu, Anda mungkin memerlukan keduanya:
- persetujuan etik dari badan etik penelitian yang berwenang; dan
- izin organisasi dari organisasi tempat Anda ingin melakukan penelitian.
Cari tahu apa yang diwajibkan oleh kedua pihak tersebut sejak awal agar proses-proses ini dapat dimasukkan ke dalam rencana penelitian Anda.
Aturan praktis
Berkonsultasilah sejak awal, pertahankan komunikasi yang tepat, dan laporkan kembali setelah penelitian selesai. Pastikan organisasi tempat penelitian tetap mendapatkan informasi yang diperlukan tanpa mengorbankan kerahasiaan partisipan atau independensi akademik peneliti. Organisasi dapat memberikan informasi, menyampaikan kekhawatiran, dan memberikan komentar mengenai penelitian, tetapi tanggung jawab atas analisis akhir dan kesimpulan tetap berada pada peneliti.
CC BY-NC-ND
This work is released under a CC BY-NC-ND license, which means that you are free to do with it as you please as long as you (1) properly attribute it, (2) do not use it for commercial gain, and (3) do not create derivative works. Link
Disclaimer: Artificial Intelligence (AI) was used in some parts of this book. If AI plagiarized your content, contact the author with evidence to initiate changes.