Mengapa Melakukan Tinjauan?

Prosedur pelatihan dan penilaian tidak selalu berjalan dengan baik. Sebagai pelatih dan penilai, Anda perlu mampu memeriksa apakah prosedur yang digunakan berfungsi dengan baik, dan mengusulkan perubahan jika ternyata tidak. Bahkan jika sistem tersebut sudah baik, Anda mungkin menemukan cara untuk meningkatkannya.

Ini berarti bahwa Anda perlu melaporkan secara tertulis kepada pihak yang bertanggung jawab:

• aspek kuat dan lemah dari pelatihan dan penilaian
• memberikan bukti pendukung untuk komentar Anda bila diperlukan
• mencatat dan melaporkan setiap keputusan yang diperselisihkan
• menanyakan apakah cara Anda meninjau pelatihan dan penilaian sudah bermanfaat dan efektif
• mengevaluasi catatan yang Anda simpan untuk menentukan apakah catatan tersebut memenuhi kebutuhan organisasi, dan
• mengusulkan perbaikan kepada pihak yang bertanggung jawab

Faktor utama dalam meninjau apa yang telah Anda lakukan adalah ketakutan pribadi Anda sendiri. Tidak seorang pun senang ditinjau atau dievaluasi, dan banyak orang akan melakukan apa saja untuk menghindari pembahasan tentang kelemahan mereka. Jika Anda baru dalam mengajar atau melatih, atau jika ini pertama kalinya Anda mengajar atau menilai suatu modul tertentu, Anda akan sangat menyadari kesalahan-kesalahan Anda. Namun, Anda perlu mengatasi ketakutan tersebut jika ingin berkembang, tidak peduli seberapa baik kemampuan Anda.

Dalam praktiknya, terutama di lembaga yang lebih besar, banyak kegiatan dilakukan dengan mengumpulkan formulir umpan balik mahasiswa dan formulir Anda sendiri, kemudian meninjau hasilnya bersama pihak yang bertanggung jawab atau dalam suatu komite. Idealnya, formulir penilaian Anda harus memiliki ruang untuk komentar yang nantinya dapat dimasukkan ke dalam proses tinjauan.

Tinjauan Pribadi Anda

Pada tahap ini, hal utama adalah mengatakan secara jujur bagaimana menurut Anda proses tersebut berjalan.

Jangan hanya menjelaskan apa yang Anda lakukan, tetapi evaluasilah. Anda harus menjawab pertanyaan: "Menurut Anda apa yang perlu diubah, dan bagaimana Anda akan mengubahnya?"

Anda perlu meninjau dan mengevaluasi apa yang telah Anda lakukan. Baik Anda mengajar di kelas maupun membimbing pembelajaran berbasis kerja, Anda akan sangat menyadari apa yang berhasil dan apa yang tidak, dan Anda mungkin ingin mengubah beberapa hal pada kesempatan berikutnya. Jangan lupa untuk menganalisis keterampilan Anda sendiri.

• Tidak cukup hanya melaporkan bahwa Anda telah melakukan tinjauan menyeluruh terhadap unit tersebut.
• Dapat diterima untuk mengatakan bahwa unit berjalan sangat baik dan Anda tidak akan mengubah apa pun. (Namun, guru yang baik hampir selalu dapat memikirkan perubahan yang akan mereka lakukan pada kesempatan berikutnya.)

Pertanyaan Refleksi

Selain itu, pertanyaan-pertanyaan berikut tidak wajib, tetapi Anda harus mampu mengenali apa yang berjalan baik dan apa yang tidak. Anda dapat mengajukan pertanyaan seperti berikut:

1. Apakah rencana penyampaian pembelajaran Anda merupakan panduan yang efektif?
2. Apakah harapan unit jelas?
3. Apakah penilaian sesuai dengan apa yang dipelajari?
4. Apakah mahasiswa memahami mata pelajaran dengan lebih baik (bukan sekadar mengetahui lebih banyak)?
5. Apakah beban kerja masuk akal?
6. Apakah fasilitas memadai?
7. Apakah materi tertulis mudah diikuti?
8. Apakah instruksi jelas dan memadai?
9. Ide baru apa yang Anda miliki yang dapat digunakan pada kesempatan berikutnya?
10. Apakah Anda diarahkan ke sumber lain (buku, situs web, dan sebagainya)?
11. Apakah Anda mudah dihubungi di luar kelas?
12. Apakah Anda mudah didekati dan terbuka terhadap pertanyaan?
13. Apakah Anda diberi tahu tentang perubahan yang dihasilkan oleh umpan balik mahasiswa?
14. Apakah Anda mempersiapkan sesi pembelajaran dengan baik?
15. Apa yang paling berhasil?
16. Bisakah beberapa hal diajarkan dengan lebih efisien?
17. Bagaimana Anda dapat menjadi lebih efektif?
18. Bagaimana rencana pembelajaran dibandingkan dengan pencapaian hasil belajar mahasiswa yang sebenarnya?
19. Bagaimana tujuan program, prosedur, dan model dibandingkan dengan pencapaian hasil belajar mahasiswa yang sebenarnya?
20. Apakah urutan pelajaran masuk akal bagi mahasiswa?
21. Apakah ada hal yang perlu ditambahkan? (misalnya penjelasan tambahan atau latihan tambahan)
22. Apa yang akan membuat rangkaian pembelajaran lebih efektif?
23. Seberapa efektif Anda dalam mengintegrasikan pembelajaran berbasis kerja dengan pelatihan eksternal?
24. Kesulitan apa yang muncul?
25. Berdasarkan hasil tinjauan, apa area yang perlu Anda perbaiki atau ubah?
26. Keterampilan apa yang perlu Anda kembangkan?

Bagaimana Mengevaluasi Apa yang Telah Dilakukan

Organisasi Anda kemungkinan memiliki proses tinjauan yang sudah ditetapkan. Orang-orang yang memiliki tanggung jawab dan rekan sejawat Anda mungkin juga perlu berpartisipasi dalam meninjau pekerjaan Anda, dan Anda sebaiknya secara aktif menyambut masukan dari mahasiswa. Proses tinjauan memproses umpan balik mereka mengenai seberapa baik kinerja Anda dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

Meninjau efektivitas pembelajaran berbasis kerja pada dasarnya serupa. Anda harus membuat catatan tertulis tentang kinerja kerja dan pencapaian pembelajaran sesuai dengan persyaratan organisasi Anda.

1. Anda perlu memastikan bahwa metode yang Anda gunakan memenuhi prinsip-prinsip penilaian dan memenuhi aturan bukti. Bandingkan proses penilaian Anda dengan kriteria yang telah ditetapkan seperti paket Pelatihan dan Penilaian atau panduan praktik terbaik. Anda mungkin memerlukan saran dari supervisor mengenai cara meningkatkan penilaian Anda di masa depan.
    
2. Dapatkan umpan balik dari supervisor dan rekan kerja Anda. Mereka kemungkinan dapat memberikan saran yang baik.
    
3. Lihat kembali bagaimana Anda merencanakannya dan tanyakan apakah rencana tersebut berhasil. Apakah mahasiswa mencapai tujuan program?
    
4. Refleksikan bagaimana menurut Anda proses tersebut berjalan. Tinjau catatan Anda dan evaluasi kinerja Anda sendiri secara jujur.
    
5. Dapatkan umpan balik dari mahasiswa Anda. Ada dua arah umpan balik: dari Anda kepada mahasiswa (dibahas dalam bab sebelumnya) dan dari mahasiswa kepada Anda. Dalam meninjau suatu program, yang dimaksud adalah komentar mahasiswa kepada Anda mengenai bagaimana pelatihan dan penilaian berlangsung.

Anda juga perlu mendorong mahasiswa untuk memberikan umpan balik kritis mengenai pengalaman belajar mereka sehingga Anda dapat mengevaluasi efektivitas program pembelajaran dan cara pelaksanaannya. Dengarkan dengan saksama komentar mahasiswa mengenai bagaimana proses tersebut berjalan. Hal ini akan memastikan bahwa Anda dan mahasiswa saling memahami serta mengurangi kesan negatif yang mungkin dimiliki mahasiswa. Hal ini juga akan membantu Anda meninjau proses penilaian.

Formulir umpan balik mahasiswa berbentuk pilihan ganda kadang-kadang secara sinis disebut formulir kebahagiaan karena sering kali tidak lebih dari sekadar bertanya: Apakah Anda senang? Formulir tersebut banyak digunakan karena cepat dan mudah digunakan oleh staf maupun mahasiswa, serta menyediakan jejak dokumentasi umpan balik. Meskipun mungkin memenuhi persyaratan akreditasi sebagai sistem umpan balik, formulir tersebut sering kali kurang dapat diandalkan karena orang cenderung memberikan jawaban minimal tanpa banyak pemikiran dan cenderung terlalu optimis.

6. Identifikasi area yang perlu Anda tingkatkan dan tuliskan.
    
7. Terapkan perbaikan tersebut dalam pengajaran dan penilaian Anda. (Tidak ada banyak gunanya melakukan tinjauan yang baik jika Anda tidak menerapkan hasilnya.)

Selain itu, Anda bebas menggunakan berbagai metode untuk mengevaluasi apa yang telah dilakukan. Anda tidak perlu menggunakan semuanya, hanya metode yang paling membantu dalam situasi Anda. Anda dapat memilih untuk mewawancarai manajemen, instruktur, penilai, dan mahasiswa. Mengamati pelaksanaan penilaian juga dapat sangat membantu.

Metode Tinjauan Lain

Beberapa metode tinjauan lainnya adalah:

1. Mencatat dan menangani masalah keselamatan.
2. Menjelaskan bagaimana sesi pelatihan berlangsung. Dasarkan jawaban Anda pada:
• penilaian diri mahasiswa
• umpan balik mahasiswa
• komentar supervisor atau rekan kerja Anda, dan
• perbandingan dengan pernyataan hasil belajar.
3. Mengevaluasi keberhasilan Anda dalam membantu mahasiswa untuk:
• meninjau bagaimana pelatihan berlangsung, dan
• meninjau bagaimana sesi tersebut membantu mereka mencapai tujuan pembelajaran. (Gunakan hasil penilaian dan pengamatan pribadi untuk menarik kesimpulan.)
4. Mengevaluasi keberhasilan Anda dalam mendorong mahasiswa mengevaluasi kinerja mereka sendiri dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
5. Memeriksa kepuasan mahasiswa melalui survei lulusan.
6. Apa kebutuhan mahasiswa, dan kemajuan nyata apa yang mereka capai?
7. Mendapatkan dan mendiskusikan tanggapan terhadap pelatihan dari pemangku kepentingan lain yang relevan. Misalnya, Anda dapat memeriksa kinerja mahasiswa melalui survei dan umpan balik dari pemberi kerja maupun industri.
8. Mengusulkan cara untuk memperbaiki prosedur pencatatan informasi dalam proses pelatihan dan penilaian.
9. Anda juga dapat memeriksa berbagai jenis catatan yang mungkin memerlukan analisis yang cermat:
• contoh acuan dan tolok ukur
• pedoman untuk menafsirkan unit yang disahkan atau diakreditasi
• alat penilaian, templat, dan formulir
• catatan penilaian
• umpan balik klien dan mahasiswa
• hasil moderasi

Pertanyaan yang Mungkin Diajukan

Tentu saja, cara paling sederhana untuk melakukan ini adalah menggunakan formulir standar dan mengisinya secara lengkap.

Anda tidak akan pernah dapat mengajukan semua pertanyaan yang baik, tetapi berikut adalah daftar hal-hal yang mungkin perlu Anda bahas dalam catatan Anda:

1. Apakah rencana penyampaian pembelajaran Anda efektif dalam memandu proses pembelajaran? Jika Anda tidak menulisnya, berikan umpan balik kepada orang yang menulisnya.
2. Apakah harapan unit jelas?
3. Apakah penilaian sesuai dengan apa yang dipelajari?
4. Apakah Anda berhasil menangani kesenjangan penilaian?
5. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengembalikan pekerjaan yang telah dinilai?
6. Apakah mahasiswa memahami mata pelajaran dengan lebih baik (bukan sekadar mengetahui lebih banyak)?
7. Apakah beban kerja masuk akal?
8. Apakah fasilitas memadai?
9. Apakah materi tertulis mudah diikuti?
10. Apakah instruksi jelas dan memadai?
11. Ide baru apa yang Anda miliki yang dapat digunakan pada kesempatan berikutnya?
12. Apakah Anda diarahkan ke sumber lain (buku, situs web, dan sebagainya)?
13. Apakah Anda mudah dihubungi di luar kelas?
14. Apakah Anda diberi tahu mengenai perubahan yang dihasilkan oleh umpan balik mahasiswa?
15. Apakah Anda mudah didekati dan terbuka terhadap pertanyaan mahasiswa?
16. Apakah Anda mempersiapkan sesi pembelajaran dengan baik?
17. Menurut Anda apa yang perlu diubah, dan bagaimana Anda akan mengubahnya?

Pertanyaan Lain

Dalam tinjauan Anda, dapatkan jawaban dan bukti pendukung untuk pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apakah program menyediakan sesi pelatihan dalam berbagai konteks dengan menggunakan berbagai metode penyampaian?
2. Apakah pelatihan memenuhi persyaratan kompetensi?
3. Apakah tersedia materi dan sumber daya pelatihan yang sesuai?
4. Apakah instruktur menilai penyampaian mereka sendiri?
5. Bagaimana reaksi pemangku kepentingan dan mahasiswa terhadap pelatihan? Apakah ada dokumentasinya?
6. Apakah instruktur melakukan perubahan pada penyampaian berikutnya berdasarkan umpan balik dari mahasiswa dan pihak lain?

Pertanyaan lain juga dapat muncul dalam proses tinjauan:

1. Berapa banyak mahasiswa yang dinilai? Dalam periode waktu berapa lama?
2. Dalam kendala organisasi apa para penilai harus bekerja?
3. Faktor keselamatan dan kesehatan kerja apa yang signifikan?
4. Seberapa efektif para penilai berhubungan dengan personel lain yang relevan dalam proses penilaian?
5. Seberapa sering Anda melakukan penilaian?
6. Apakah keterbatasan anggaran memengaruhi proses penilaian?
7. Kebutuhan informasi dari pemerintah dan badan pengatur lainnya apa yang terlibat?
8. Apa kebutuhan dukungan dan pengembangan profesional para penilai?
9. Apa karakteristik orang yang dinilai? Apakah mereka memiliki motivasi yang baik?
10. Apakah ada implikasi terhadap manajemen sumber daya manusia?
11. Apakah keputusan penilaian konsisten?
12. Seberapa besar fleksibilitas yang ada dalam prosedur penilaian?
13. Apakah penilaian adil? Efisien? Efektif? Andal? Valid? Fleksibel?
14. Kompetensi apa yang berhasil dicapai mahasiswa?
15. Kesulitan apa yang ditemui selama perencanaan dan pelaksanaan penilaian?
16. Apakah lokasi dan sumber daya yang tersedia sesuai?
17. Apakah penilaian berjalan dengan baik dalam konteks yang ditentukan?
18. Keluhan atau tantangan apa yang diajukan terhadap keputusan penilaian?
19. Apakah sistem mudah dikelola? Apakah sistem tersebut praktis?
20. Apakah ada pertimbangan terkait akses dan kesetaraan?